Les applications de la signature numérique

Si la crise sanitaire liée au Covid 19 a grandement limité les déplacements, elle a eu des impacts encore plus considérables sur la signature des documents administratifs. C’est la raison pour laquelle la signature électronique connait aujourd’hui un franc succès. Permettant de conclure des ventes ou de souscrire des contrats à distance, cet outil pratique offre divers champs d’application.

Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

Selon une enquête réalisée en janvier 2021, plus de 25 % des entreprises françaises ont adopté une solution de signature numérique depuis le début de la crise sanitaire et ce n’est pas sans raison.

Comme la signature manuscrite pour les actes en papier, la signature électronique est un procédé permettant de garantir l’intégrité d’un document numérique et d’authentifier son auteur. Étant régie par une règlementation stricte, cette apposition possède une valeur légale et peut être admise en cas de litige (sous condition).

Par contre, une signature numérique ne représente pas votre signature apposée sur un document digital, mais prend la forme d’une suite de chiffres cryptée. C’est d’ailleurs ce qui permet d’optimiser le niveau de sécurité de l’acte. En effet, la signature électronique ne peut être falsifiée ou reproduite puisqu’elle porte un encodage unique. Vous pouvez dans ce cas avoir la certitude que le contenu ne peut être modifié ou altéré. Ainsi, ce système garantit l’intégrité du document signé.

Que ce soit pour les entreprises ou les consommateurs, l’utilisation de ce procédé offre un gain de temps considérable. En plus de réduire les déplacements, la signature numérique minimise les coûts d’impression, d’envoi ou encore d’archivage. On peut donc ajouter à son aspect pratique ses avantages financiers.

Les types différents de signature électronique

D’après un sondage, 49 % des entreprises qui utilisent la signature électronique s’en servent pour parapher des actes de vente alors que 41 % l’utilisent pour les documents RH.

En principe, il existe trois types de signatures numériques, à choisir selon l’usage et l’enjeu des paperasses à authentifier. À noter, plus la signature aura un niveau de fiabilité élevé et plus elle sera difficile à contester lors d’un contentieux. Il est donc important de s’attarder sur le niveau de sécurité du procédé en fonction de la nature des actes.

Selon le règlement européen eIDAS (identification électronique et services de confiance), on peut distinguer 3 types de signatures électroniques en fonction de l’application envisagée :

• La signature électronique simple ou standard (SES) ;
• La signature électronique ou numérique avancée (AES) ;
• La signature électronique ou numérique avancée qualifiée (QES).

Si les procédés SES ne nécessitent pas de conditions ou d’équipement spécifique, les deux autres solutions exigent l’obtention d’un certificat, et parfois, l’utilisation d’un outil adapté pour générer la signature numérique. Au moment du choix, vous devez donc tenir compte de vos besoins afin de trouver une solution adaptée.

Quelles sont les applications de la signature numérique SES et AES ?

Les solutions SES se présentent comme l’option basique puisqu’elles permettent généralement de transposer une signature manuscrite sur un document numérique (scan à la fin d’un document, utilisation d’un appareil électronique pour signer un acte). Leur valeur juridique reste néanmoins limitée, c’est pourquoi elles servent surtout à simplifier les processus internes (autorisation, bon de commande, etc.). Souvent, on retrouve ce type de signature électronique à travers le bouton « J’accepte » présent sur un site (accepter les conditions de vente, accusé de réception d’une livraison, etc.). Son avantage réside dans la simplicité de mise en place et son coût accessible.

Les solutions AES sont les plus courantes en entreprise, car elles constituent la base des e-signatures légalement valables. L’emploi d’une clé privée, accessible seulement, aux signataires permet d’identifier l’auteur, de le lier à sa signature et d’assurer l’authenticité de l’acte signé. Juridiquement recevable, ce type de procédé reste le minimum requis pour les documents importants et sensibles pouvant créer un litige. Citons par exemple les factures digitales, contrats de travail, souscriptions d’assurance ou encore compromis de vente immobilière. Pour information, son utilisation nécessite l’acquisition d’un certificat de signature électronique conforme aux exigences de la règlementation eIDAS.

La signature électronique QES : pour une sécurité optimisée

Les solutions QES sont les plus performantes que ce soit sur le plan technique ou juridique. Sachez d’ailleurs qu’une signature numérique réalisée avec ces logiciels possède la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Elle offre donc la plus haute garantie juridique en termes de signature numérique.

Ce procédé exige que les signataires utilisent un certificat d’identité numérique délivré par une autorité de certification ou un prestataire de services de confiance (PSCO). De même, les signataires doivent se servir d’une clé de signature ou d’un dispositif qualifié QSCD (carte à puce, clé USB) pour la création de la signature.

La plupart du temps, les solutions QES sont plus lourdes à mettre en œuvre et assez onéreuses. Ainsi, elles sont particulièrement réservées aux actes dont l’authentification est capitale : acte notarié, appel d’offres ou document juridique. À noter, son usage implique l’acquisition d’un certificat de signature et d’un dispositif de création d’e-signature.