Pourquoi la signature électronique facilite la dématérialisation ?

Publié le : 12 novembre 20214 mins de lecture

Aujourd’hui comment procéder sans elle alors que tout doit être traité très rapidement et sans perdre de temps. Une signature électronique a les atouts afin de s’imposer dans un paysage dans lequel le digital a déjà imposé ses règles. Et s’il faut sécuriser et chiffrer un document, une signature électronique s’impose !

Signature électronique : définition !

La signature électronique est le mécanisme qui permet d’assurer la non-répudiation des documents électroniques et aussi d’en authentifier l’auteur, tout comme avec une signature manuscrite d’un document en papier. Elle permet donc concrètement de signifier votre approbation, et vous engage ainsi à l’égard du document signé. C’est une pratique assez récente dont elle s’est vite répandue dans de plusieurs entreprises, alors qu’elle sert à approuver et à authentifier officiellement les documents importants comme par exemple ceux liés au juridique. Il existe pour cela, des logiciels appropriés qui utilise une technique cryptographique bien spécifique. Vous pouvez ainsi signer les types de fichiers à savoir PDF, Word, XML ou jpeg par exemple. 

Une signature électronique a une valeur légale, c’est pourquoi elle vous engage. Elle est valable comme preuve s’il y a de contrôle ou bien de litige, dans la mesure où un document peut être sauvegardé de façon à garantir son intégrité et sa sécurité.

La signature électronique : quels avantages ?

Nombreuses sont les avantages d’une signature électronique. Elle permet, par exemple, une augmentation de la productivité. Effectivement, collecter des données devient plus rapide, la réactivité est accélérée et l’échange est instantané. Vous faites également gagner du temps à vos collaborateurs en dématérialisant une signature électronique. Vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour avoir la signature d’une personne. Aussi, elle devient très utile pour recruter de nouveaux employée. En dématérialisant votre signature des contrats de travail, cela vous permet d’accélérer le processus de recrutement.

La dématérialisation des documents ainsi que la signature électronique permettent vraiment de faciliter le suivi de plusieurs documents dans une entreprise. Les contrats en cours et les négociations sont facilement identifiables. La signature électronique réduit les erreurs humaines qui sont dues au traitement manuel avec les documents.

Comment le mettre en place ?

Généralement, la mise en place d’une signature électronique dans votre entreprise intervient dans une condition de dématérialisation des documents. Effectivement, une signature électronique s’appose seulement sur les documents numérisés. Par conséquent, elle nécessite souvent une mise en place d’une GED ou une gestion électronique des documents. Enfin, il est nécessaire également d’avoir une plateforme spécialisée. Actuellement, plusieurs plateformes de signatures électroniques sont sur le marché permettant de mettre en place très simplement ce système. Mais il faut que vous choisissiez bien un organisme agréé pour fournir les certificats.

Mettre en place une signature électronique est plutôt rapide et généralement peu coûteuse. Elle vous portera que des avantages pour ce qui est de rapidité des process, d’économies réalisées et de gestion des signatures.

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